仕事のノートの使い方でお困りのあなた。
こんな疑問に答えます。
✔ 定時で仕事を終えるノートのまとめ方が分かります
自己流でノートを使っていませんか？
正しいノートのまとめ方を知らないと、いつまでたっても仕事の生産性は上がりません。
実は一流の人のノートのまとめ方には共通点があります。
この記事を読んで、サクサク仕事を片付けられるビジネスマンになりましょう。
\ 2019年 ビジネス書のベストセラー /
仕事用ノートのまとめ方の３つコツ
仕事のノートのまとめ方はシンプルです。以下の３つのことを書くだけでOKです。
- ファクト（事実）
- 抽象化（事実に対する考察）
- 転用（次にやるべき行動）
一流の人はこれらの３つのことをノートに書きます。
なぜなら仕事は、 行動することで進むからです。
当たり前ですが、ノートに文字を書くだけでは仕事は進みません。
誰かに資料の作成をお願いしたり、製品の図面を完成したりすることで仕事は進みます。
仕事のノートは3つの領域に分けてまとめる
具体的なノートの使い方は以下の通りです。
ノートを３つの領域に分割して使うだけ。
と疑問を持つ人もいると思います。
外資系コンサルファームを使ってる手法
実はこの手法はマッキンゼーなど、外資系コンサルタントが徹底しているフレームワーク「空・雨・傘」と同じなんです。
具体的には以下の通り。
空：今の状況。事実確認「空を見たら雲がある」
雨：その状況に対する理解「どうやら雨が降りそうだ」
傘：傘を持っていくという行動「傘をもって出かけよう」
年収が 1千万円を超える一流のビジネスマンもやっているノートのまとめ方です。
仕事のノートのまとめ方は次にやることを明確にする
ノートを取る目的は仕事でアウトプットを出すためです。
あなたが仕事で成果を上げるためには、 次にやること（アクションアイテム）を明確にすることが不可欠です。
大切なことなのでなんど言っても言い足りないくらいです。
なぜ必要？仕事のノートをまとめるメリット
紹介したノートのまとめ方を実践すると３つのメリットがあります。
- あとで振り返りができる
- 分からない点が浮き彫りになる
- 会議を仕切りができる人と頼られる
仕事がサクサク終わるだけでなく、同僚や上司から 「仕事がデキるやつ」という目でみられますよ。
メリット①：あとで振り返りができる
人の記憶力はあてになりません。
ドイツの心理学者が提唱した「エビングハウスの忘却曲線」 の実験によると、人は記憶したことの56％を1時間後には忘れています。
だからノートを取り、思い出せるようにするんです。
メリット②：分からない点が浮き彫りになる
人は自分の頭で理解したことしかアウトプットできません。
メモを取っていると分からないことが 瞬時に見える化できます。
アメリカの環境基準に”EPEAT”があります。
私は聞こえた音「いーぴーと」とノートに書き残しておいて、質疑の時間に真っ先に質問できました。
メリット③：会議の仕切りができる人と頼られる
抽象化と転用がデキると会議の進行役として重宝されます。
「それってつまりこういうことですよね？」
「ということは、次にやるべきことってこれじゃないですか」
とノートに書いたことを提案するだけで、同僚や上司があなたを見る目が変わります。
これができると、会議終わりに他部署の部長がす～っと寄ってきて 「うちこない？」と小声で言われます。
仕事の効率を爆上げするノートのまとめ方フォーマット
ノートのまとめ方のフォーマットは上記の図解の通りです。
ノートを見開きにして左右を４つの領域に分けます。
・日付
・事実（ファクト）
・抽象化
・アクション
ポイントがノートを ケチらずに使うこと。大胆にやっちゃいましょう。
まとめ方でやっていはいけないノートの使い方
失敗する仕事のノートの使い方は以下の３つです。
- 事実を書き連ねただけのノート
- 見返しても内容を理解できないノート
- カラフルできれいなだけのノート
事実を書きまくっただけのノート
昔の私もやってました。
会議の出席者の発言を一語一句を聞き漏らさずにひたすらにノートに書きまくります。
できあがるのは 一面が文字で真っ黒のノート。
手首は痛くなるけど、脳ミソは一滴も汗をかいていません。
機械でもできる仕事
事実を記録するならボイスレコーダーやTeamsの録画機能を使う方がよっぼど楽チンです。
議事録だって音声を文字に起こすソフトを使えば大雑把には書けます。
見返しても内容を理解できないノート
字が汚くて読めないノートも失敗する代表例です。
私も自分で書いた字が読めないときがあります（笑）
情報のすべてを書こうとするのが原因です。ポイントを絞って書けばOKです。
カラフルできれいなだけのノート
凝りすぎできれいなノートを作るのもおすすめしません。
情報をきれいにまとめただけで満足しちゃうからです。
例えるなら受験勉強です。マーカーを5色ほど用意して、参考書に一生懸命線をひく。
で、中身はぜんぜん覚えていない。
失敗を回避する書籍の紹介
そんなあなたはこちらの本がおすすめです。
ネタバレすると今までに紹介したことが書かれています。
とはいえ、デキる人のノートの使い方は同じなんだという発見があります。
2019年のビジネス書のベストセラーなので、ぜひどうぞ。
仕事の成果を2倍にするおすすめのノート
おすすめはロディアNo16はA5サイズの方眼紙のノートです。
最大の特徴は1枚ずつ切り取れること。
私はこのノートを使うようになってから仕事の生産性が劇的に上がりました。
というのも情報を探す時間がゼロになったこと。
ノートはためずに捨てるという習慣を身に付けました。
ロディアの詳細はこちらの記事で解説しています。
一流の人は方眼紙を使っている
ロディアのような方眼紙を使うメリットは3つあります。
- 行頭や段落が美しくそろう
- 表やグラフの作成がかんたん
- ストーリーボードとして使える
行頭や段落が美しくそろう
方眼紙を使うと見返して理解できるノートが書けます。
なぜならマス目を利用して、行頭や段落を揃えることができるから。
こうなっていれば後から見返して、仕事のポイントがどこだったのかをすぐに振り返ることができます。
ちなみに私はパワーポイントに落とし込んで、ノートはすぐに捨てちゃいます。
表やグラフの作成がかんたん
方眼紙を使うと効果的なビジュアルのアイディアが沸いてきます。
手書きで簡単に表やグラフを作れるからからです。
「こんなグラフなら伝わるかも！」というアイディアをすぐに具現化できるのが方眼紙なのです。
私が仕事をして１番ワクワクするのがこの瞬間。
ストーリーボードとして使える
ノートをまとめると、スライド作りにも役立ちます。
まんがのコマ割りの様に報告資料を組み立てるストーリーボードが、方眼紙なら簡単に作れます。
ちなみに、ストーリーボードを作るときはA3サイズの方眼紙ノートを使ってます。
これができれば仕事の7割は完了です。あとはパワーポインントに向かうだけ。
上司とすり合わせができていれば、資料を作ったあとにダメ出しされる手戻りもグーっと減らせます。
【雑談】仕事用ノートのまとめ方
仕事のノートのまとめは ファクト（事実）、抽象化（事実に対する考察）、転用（次にやるべき行動） を書くことです。
さらに方眼紙ノートを使うとまとめるときに役立ちます。
さらに詳しく知りたい方は「メモの魔力」をどうぞ。
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