パワポの資料作成が苦手なあなたも必ずできる【パワーポイントのコツ】

パワーポイントの資料作りが苦手なあなた。

「パワーポイントで報告資料を作るって苦手」

「資料を作ってる途中で訳がわからなくなるんだよね」

「なにかいい解決方法はないかな」

こん疑問に答えます。

この記事の内容

パワーポイントを使った資料作成が苦手なあなたの原因と解決策がわかります

この記事を書いている私は超大手精密機器メーカーで戦略を策定する仕事しています。パワーポイントを使った資料で経営層に報告することを生業としています。

こうした経験に基づいているので信頼性があると思います。

てってぃ
資料作成のプロフェッショナルの私が解説します。”手書き”で始めるのが正解です

パワポの資料を作成するあなたの苦手意識

いつも時間切れになる

あなたが「資料作るの苦手だな…」と思うのは報告で成功したことがなく、失敗を積み重ねているから。

当然、不完全な資料の状態で会議に臨むので、プレゼンをするあなたに自信はなく、質疑の回答にもしどろもどろになってしまいます。

資料が完成せず時間切れになって会議に臨んでしまうのが失敗するよくあるパターン。

私も新人の頃、よくこれで失敗していました。

たくさんの指摘で混乱する

あなたが資料作りを嫌いになるのが、資料の中身に対してたくさんの指摘を受けること。

なぜなら、全ての指摘を盛り込もうとするあまり、途中で混乱して収集がつかなくなってしまうから。

例えば私が失敗した経験。報告した資料に対してたくさんの指摘を受けました。

・部長「Aだろ」
・課長「Bだと思うよ」
・先輩「俺だったらCにするな」

両立しない指摘だったりするでの、資料を直す本人はどうしてよいかわからずパニックになります。

そしてあなたは「目次作らなきゃ!」とやりやすい所から手を付け、問題はほったらかし。

そして本番でも同じような指摘を受けて凹む

パワポの資料作成が苦手な原因

資料構成(ストーリーライン)ができていない

資料作成が苦手な原因のひとつは、資料構成(ストーリーライン)ができていないことです。

なぜなら、「誰」に「何」を伝えて「どうして」欲しいか、を明確にしないと資料を作る目的が達成されないからです。

例えば、あなたが経理の仕事をしているなら、「本部長」に「1億円の投資の必要性」を伝えて「決裁書にサイン」が欲しいという資料構成を決めます。

そして「何」にあたる「1億円の投資の必要性」を資料に落とし込んでいけばよいのです。

あなた
でもうちは情報共有の会議ばかり。それでも必要なの?

という悩みを持つ人も多いと思います。私も情報共有という名のもとに無駄な打ち合わせがあります。

結論から、情報共有の報告でも資料構成(ストーリーライン)は必要です。

むしろ練習の場だと思って積極的に活用するのをおすすめします。

資料は新たに作る必要はありません。過去の報告資料を組み合わせるといった手間を減らす工夫をしましょう。

いきなりパソコンを開いて資料を作り始める

資料作成が苦手になるもう1つの原因は、いきなりパソコンを開いて資料を作り始めることです。

なぜなら、先ほど述べた様に資料構成(ストーリーライン)がないからです。 資料構成(ストーリーライン) がないまま資料を作り始めるのは必ず失敗します

私が積み上げてきた失敗の経験からこれは断言できます。

例えば、「来週の報告資料作らなきゃ。まずはグラフから作るか…」

これは失敗するパターンです。

あなた
でも他にも仕事があるから、資料構成を考える暇なんてないよ

と思う人もいますよね。わかります。時間がないときほどすぐにパソコンを開きたくなります。

でも資料構成(ストーリーライン)が不完全なまま、資料を何回も直す方が時間がかかります

焦る気持ちをぐっとこらえてパソコンを閉じましょう

苦手を克服するパワポの資料作成方法

資料作成は手書きが80%

資料作りの苦手を克服するには、まずは手書きで資料を書きます。

なぜなら資料構成(ストーリーライン)と資料イメージを上司と共有しておけば、後からの指摘がウソみたいに少なくなるからです。

”資料作成がうまい人はやっている”
・原寸のA4サイズに1枚書く
・スライド1枚ごとの伝えたいこと書く(図・表とあわせて)
・紙の段階で上司に報告、修正をもらう

例えば10枚の報告資料を作るなら。初めにA4の紙1枚に手書きで「誰」に「何」を伝えて「どうして」欲しいか を書きます。

そして、2枚目以降に資料のイメージを書いていくのです。どんな図や表を使ってどの様なメッセージにしていくか、を1ページごとに作っていきます。

あなた
自分の周りに手書きしている人なんていない。本当なの?

と疑問を持つ人もいますよね。

それはあなたの周りに資料作成が上手い人がいないからです。でも大丈夫。それは普通です。

私の会社では、部長クラスでもこれができていない人がほとんどです。手書きをしないまま資料を作って、本部長から「で、何が言いたいの?」と目も当てられないシーンを何度も見てきました。

パワーポイントを使う作業は20%

資料構成(ストーリーライン)さえしっかりしていれば、あとはパワーポイントを使って作るだけ。

ここで初めてパソコンを開きます。逆にここまではパソコンの出番はありませんよ。

ここから先はただの作業です。ショートカットはマウスの無駄な動作を無くして、最速のスピードで資料を仕上げていきます。

トラックポイントは必須

マウスを動かすための手の移動は無駄。パワーポイントを使うときはかなりこの無駄に費やしています。

外資系コンサルタントをはじめ、資料作成のプロはトラックポイントを使っています。もちろん私も。

詳しくはこちらの記事で解説しています。

Lenovoのトラックポイントの使い方【おさえておくべきたった1つのコツ】

まとめ

パワポで資料作成が苦手というあなたは、資料構成(ストーリーライン)を手書きで書いてみて下さい。

なぜならこれが正しい資料の作り方だから。

誰も正しい資料の作り方は教えてくれません。勝手に覚えて、無駄の多い自己流の人がほとんどです。

もっと詳しく知りたいという方はコチラの本がおすすめです。

別の記事でも解説していますので参考にして下さい。

パワポで資料作成するときに読むべき本【PowerPoint資料作成プロフェッショナルの大原則】