サラリーマンのあなた
「パワーポイントで資料を作るけど、すごい時間がかかる」
「どうすれ早く資料が作れるのかな？」
こんな疑問に答えます。
この記事の結論
この記事を読むと、パワーポイントを使った資料作成スピードが２倍になる方法がわかります。具体的にはパソコンを開く前にストーリーラインを作り込むことで、手戻りをなくすことができます。
この記事の信頼性
この記事を書いている私は、大手精密機器メーカーで戦略を策定する部門で8年のキャリアを積んでいます。
パワーポイントを駆使 して経営層に報告する資料を作成しています。そこで培った経験に基づいているので信頼性があると思います。
パワーポイント初心者が陥る罠
いきなりパソコンを開く
初心者がやりがちなミスはいきなりパワーポイントを開いて資料を作り始めること。これをやると高い確率で失敗します。
なぜなら、何のために資料を作るのかが明確になっていないから。このまま資料を作り続けると、スライド間の論理的なつながりが欠如した不完全なスライドが出来上がります。
出来上がればいいのですが、完成に至らないことが多々あります。それは作っている本人が途中で何を作っているのかわからなくなり、時間切れを迎えます。
「何が言いたい資料なの？」と言われる
こんな状態で上司のチェックを受けても、本来伝えるべきことが伝わりません。なぜならストーリーラインが成り立っていないから。
そして上司に「何が言いたい資料なの？」と言われます。
あなたにすれば言いたいことは「資料のここに書いてある！」と食い下がりたいところですが、そうではありません。
私も経験があります。「言いたいことは資料のここにはっきりと書いてあるじゃん。この上司、大丈夫か？」と…（笑）
上司にはスライド間の論理的な関係が見えなかったり、資料全体として何がいいたいの？といったストーリーラインがわからないのです。
ストーリライン（骨子）の作り方
ではこうした初心者が陥りがちな罠にかからないようにするにはどうすればよいのでしょう。答えは簡単、ストーリーラインを作りましょう。
なぜ資料を作るのか？目的を考える
そもそもなぜパワーポイントで資料を作るか？目的を考えましょう。
別に報告することが目的ではありませんね。報告して相手に行動を起こしてもらう。これが資料を作る目的です。
ストーリーラインとはすなわち、「誰」が「誰」に「何」を伝えて「どのように行動」して欲しいか。を明らかにすることです。
この「何」がパワーポイントで資料にするところです。
手書きでスタート
このストーリーラインが固まるまではパワーポインントを開く必要がありません。
なぜならいきなり資料を作成しても取り掛かっても、その仕事は無駄になるからです。私もこれまで大量の無駄なスライドを作ってきました（笑）
まずはメモ用紙にストーリーラインを書いてみましょう。一回で完璧なものなんて作れません。
上司に見てもらって抜け漏れがないか確認しましょう。この時点で上司の意見を反映できれば。後になって面倒な指摘をもらうこともありません。
これで仕事が早くなる
ストーリーラインの例
ストーリーラインはなるべく具体的に表現することが必要です。なぜならどこまで具体的にばらせるかが、資料の細部の作り込みに効いてくるからです。
例えば予算管理担当者であるあなたが本部長に1億円の設備投資の判断を仰ぐ場合のことを考えましょう。
「誰」が
「カメラ事業の設備予算を管理して、工場で設備の立ち上げの経験を持つあなた」が
「誰」に
「企画畑で過ごしてきて技術分野に詳しくない経理本部の本部長」に
「何」を伝えて
「カメラ事業が１億円の設備投資をするにあたり、投資の必要性、投資の妥当性、技術の妥当性」を伝えて
「どのように行動」して欲しい
「設備投資の可否を判断して、審議書にサイン」して欲しい
「何」をばらして資料に落とし込む
ここまでできたら、あとは「何」をばらしてスライドで言いたいことに落としていきます。
- 投資の必要性 → 新製品の立ち上げにあたり設備能力が不足する
- 投資の妥当性 → １億円の投資をしても2年で投資回収できる
- 技術の妥当性 → 昨年、社内に導入した実績のある技術である
こんな感じで、各スライドのメッセージを固めていきます。ここで「誰」にイメージすると気の利いたスライドになります。
例えば、経理本部長は技術に詳しくないから、専門的な説明は不要で「実績のある技術」という点に絞ろう。といった点。
ここまでばらせると、「設備能力が不足」や「２年で投資回収」は文章よりチャートを使うとわかりやすい。という資料の見せ方のイメージに落とし込めます。
ここまできたら仕事の7割は終わったようなもの。あとは資料を素早く作りましょう。
無駄を省く方法はコチラの記事で紹介しています。
>>>関連記事：【戦略策定のプロが教える】パワーポイントの資料作成を爆速にするコツ
まとめ
資料作成はまずはストーリーラインを作ることが第一です！
もっと詳しく学びたいという方はコチラの本がおすすめです。私は会社のデスクに常備して、何かあればすぐに取り出せるようにしています。
本格的に学びたい人はルバートの講座がおすすめです。
もっと早く学びたかったパワポのスキルが学べます。
