ファシリテータの意味とは?役割と上手くなるコツを解説

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ファシリテータに興味があるサラリーマンのあなた。

あなた
ファシリテータってどんな意味があるの?
ファシリテータが果たす役割って何?
上手くやるためのコツがあればしりたいな

こんな疑問に答えます。

てってぃ
月10回以上、会議でファシリテータを務める私が解説します。

この記事を書いている私は大手精密機器メーカーに務めるエリートサラリーマン。企画部門で仕事をしているので会議でファシリテータを務めるのは日常茶飯事。

この記事で紹介するファリシテートのコツを実践したところ、「君うちにこない?」と他部門の部長と課長の2人から声を掛けられました。この経験に基づいているので信頼性があると思います。

結論:あなたがファシリテータをすれば無駄な会議を減らせます

そもそもファシリテータの意味は?

会議を良い方向に導く進行役

ファシリテータとは会議の進行役です。円滑に会議を進めるために必要な役割です。

だらだら続き、「この会議なんなの?」と思う原因はファシリテータがいない、あるいは取り仕切る人がファシリテータの役割を担えていないことが原因です。

ファシリテータ の語源であるファシリテーション(Facilitation)の意味は以下の通り。

ファシリテータ自身は集団活動そのものに参加せず、あくまで中立的な立場から活動の支援を行うようにする。利害から離れた客観的な立場から適切なサポートを行い、集団のメンバーに主体性を持たせることができるとされる。

コトバンク

ファシリテート(facilitate)には、「容易にする」「楽にする」「促進する」という意味があります。つまり、何らかの事柄を円滑に進むよう支援する働きを「ファシリテーション」といいます。

あなた
ファシリテータって活動そのものに参加しないなら新人君に任せちゃえばいっか

という意見もあると思います。しかし、これは危険です。

なぜならファシリテータは会議の筋道をあらかじめ見越せるだけの能力が求められます。最も優秀な人材が担うべき役割です。

入社したての新人君に任せたらグダグダ会議になります。あなたがファシリテータを習得しましょう。

実はファシリテータができる人は少ないです。私は超大手企業に勤めていますが、ほぼいないです。私はファシリテータのスキルがあるおかげで他部門から引き抜きにあうことは複数ありました

ファシリテータが果たす2つの役割

ファリシテータの役割は2つあります。

1.会議の段取り・進行

2.出席者一人ひとりの思考の整理

会議の段取り・進行

会議の段取り・進行と聞くと、「え、もろもろの雑務をやるの?」と思いますよね。例えば、会議室を予約したり、開催案内のメールを出したり…。

でもコレを見るだけでその人が仕事をデキるかデキないかがわかります

仕事がデキない人の特徴
・会議室の大きさが出席者の数に合わない

・メールが長ったらしくてわかりづらい

・会議のアジェンダが添付されていない

特に会議をやるといってるのにアジェンダがなかったら要注意です。なんのための会議が迷子になることになります。

そんな会議は出るだけ無駄です。欠席しましょう。

会議の進行といっても侮ってはいけません。仕事の質は細部に宿っていますよ

出席者一人ひとりの思考の整理

意見を聞き出す

ファシリテータは参加者の意見を聞き出し、ホワイトボードに書き出します。手元のノートでは必ずホワイトボードに書きましょう。

ホワイトボードを使う理由
・アクションアイテムが出たらその場で合意できる

・最後に参加者と結論を合意を形成するのに役立つ

・議事録を別で起こさないで済むので仕事が減る

ファシリテータは参加者の意見を引き出すように働きかけることが重要です。

放っておいても発言する人には不要ですが、発言の少ない人に気付いたらあなたが振って意見を引き出しましょう。

また、ファシリテータは自分の意見を発言しないこともポイントです。意見を出すとしても、話のきっかけになるようなもの程度に抑えておきます。参加者が意見を出しやすい環境を作り出すのがファシリテータの役割です。

意見をまとめる

次にファシリテータは参加者から出た意見をまとめていきます。

参加者から出された意見を眺めながら、「これってこういうことですよね」と具体的な意見を抽象的な言葉にまとめていきます

意見をまとめることで、参加者の共通認識ができ上がります。

あなた
え…意見をまとめるだなんて、なんだか難しそう

という意見もあると思います。しかし、怖がることがありません。

ファシリテータは自分の意見を言わないんです。出された意見を分かりやすい言葉に変換するだけでいいんです。

意見を絞り込む

会議の内容から脱線して、話が盛り上がるもともしばしばあります。そんな時にはファシリテータが整理してあげます。

「この議論は今回の会議の主旨とは異なるので、決定事項には記載しませんね」としっかりと整理しましょう。

おすすめの本

ファリシテータのことをもっと学びたい!という方はこの本がおすすめです。体系的にファリシテーターの役割をまとめており、初心者にはぜひ読んでおいてもらいたい本です。

ファシリテータを上手に務めるコツ

会議開始の15分前にすべてが決まる

ファシリテータとして成功するかどうかは、会議が始まる15分間に決まります。

なぜならこの15分がファシリテータが仕込みを行う貴重な時間だからです。

あなたは出席者が集まる前に会議室に行き、会議が始まる前にホワイトボードに以下の項目を書き出しましょう。

・会議の名前

・日時/場所/ 出席者

・決定事項(空欄でOK)

決定事項が重要です。これさえあれば無駄な会議はなくなります。

逆に決定事項が書けないような会議は開く意味がありません。やめましょう。う。

意外と出席者の名前を書くのは緊張します。手で書くことが少ないから、出席者の漢字は会議室に行く前に確認しましょう。(けっこう大事)

なぜ会議の前にやるのか?

それはあなたがファシリテータであることを出席者に示し、会議をコントロールすることを宣言できるからです。

時間になって集まってきた出席者はホワイトボードの前に立っているあなたを見て「今日の仕切りはこの人ね」と思ってくれます。

失敗事例
・打合せが始まって上司が若手社員に「議事メモ書いて」と指示する

・若手社員はちょっとパニックになって慌てて書き始める

・会議をコントロールする人が不在で会議が発散する

こうなる前にあなたが率先して行動しましょう。

会議の始めに決定事項を宣言する

出席者が集まったらあらかじめホワイトボードを示して、決定事項を宣言します。

宣言と言っても緊張することはありません。「今日決めたいのは来月実施する調査の項目と日程です」

この程度でOKです。あらかじめホワイトボードに、調査項目○○、日程は○○月○○日と書いておきます。

会議が終わるときにあなたが決定事項を読み上げ、出席者全員と合意します。決定事項となる根拠は議事メモに記載しておきましょう。

議事メモに発言を残しておけば、反対の意見が出づらくなります。

会議後の仕事が減らせる

ホワイトボードがまとまっていれば、議事録を作る仕事を無くすことができます。

あなたはホワイトボードのPDFか画像を取って、メールで送付するだけ。さらにあなたが決定事項の進捗を管理すれば、重宝されること間違いなしです。

当たり前のことを書いていますが、この当たり前をできない人って多いんですよね。私はこのやり方でファリシテータをやっています。

会議が終わると出席していた他の部門の部長がスーっと私のもとに寄ってきて、「君うちの部門こない?」と言ってくれます。私は笑って流しますけど。

まとめ

そもそも私は会議はきらいです。「無くていいじゃん」と思います。

でも大きな組織であるほどゼロにすることは難しいので、私が当事者意識を発揮してファリシテーターの役割をかってでます。

それでサクサクと会議を済ませて、無駄な時間を無くしましょう。

他の仕事のスキルはこちらの記事でまとめています。

お試しを。

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