手帳のイヤープランの使い方│デキる人の時間管理術

手帳の使い方でお困りのなあなた

「イヤープランってどう使うの?」

「イヤープランの使い方がわからない」

「おすすめの手帳があれば知りたいな」

こんな疑問に答えます。

この記事の内容

一般的な手帳のイヤープランは仕事では不要

あなたの仕事に役立つ効果的なイヤープランの使い方を教えます

この記事を書いている私は大手製造業で戦略を立案するエリートサラリーマン。

手帳を活用して仕事の採算性を上げて、残業ゼロを実現しています。

こうした経験に基づいているので信頼性があると思います。

てってぃ
手帳の使い方は我流になっている人がほとんどです。本当に手帳を使って効果を上げているひとは一握りだけ。その秘訣を教えます。

手帳のイヤープランは仕事では使えない

手帳のイヤープランとは?

見開きのページで1年365日が収まった書式のことを指します。

1ヶ月の日付が縦にならび、月が横に並んでいます。

ひと目で1年を見通せる手帳です。

一般的なイヤープランは仕事には使えない

たった1ページで365日を見渡せるイヤープランは一見、画期的に見えます。

しかし、この普通の手帳のイヤープランは仕事には不向きです。

なぜなら、視認性に優れるイヤープランはタスクを管理することは得意ではないからです。

あなた
でもイヤープランの使い方を解説している記事がネット上にはあるよ

と思う人もいると思います。確かにイヤープランを推奨する記事もあります。

そういった記事では毎日の振り返り結果を3段階、すなわち○△☓で評価する手法が紹介されています。

確かに毎日仕事の振り返りをすることは、あなたのパフォーマンスを上げるためには必須の習慣です。

しかし、致命的な欠点は具体的な反省点を記入できないことです。反省点を明記しなければあなたが次にする行動がわかりません。

つまり、○△☓を記録してもいつまでたってもあなたの仕事のパフォーマンスは向上しないのです。

私が手帳の使い方を試行錯誤した8年の経験から、一般的な手帳のイヤープランは仕事では役立たないということがわかりました。

イヤープランを使った私の失敗談

会社の営業日の記入が手間

あなたは自分の会社の出勤日に合うように手帳のイヤープランを手作業で修正する必要があります。

なぜなら一般的なイヤープランの暦とあなたの会社の休日がぴったりと合致することは稀だからです。

例えば私の会社はゴールデンウィークや年末年始が世の中より長い休みがあります。

いっぽう、土曜出勤日が年数回あるので、これらの修正を手作業で行う必要があります。

この修正がなかなか面倒くさいです。1度やってしまえばいい作業ですが、ぶっちゃけなんの付加価値も生みません

イヤープランのページを毎日見ない

あなたが毎日見る手帳のページはどこでしょうか?

おそらく、打合せなどの予定が書かれたウィークリーまたはマンスリーのページでしょう。

私の場合もそうです。

「今日の予定はなんだっけ?」という時にイヤープランのページを開くことはありません。

つまり自然とイヤープランのページを見る頻度が減っていきます。私の場合、気を抜くと2週間ほどイヤープランを見ないことが頻発しました。

会社のスケジューラと重複する

もしあなたが「年末は何日まで仕事だっけ」と思ったときはどうしますか?多くの人は会社のスケジュール管理システムを見に行くのではないでしょうか。

なぜならそれが最も確実な方法だからです。

私の会社はoutlookのスケジューラを使用しています。年末の仕事納めを確認するなら、outlookを見ますよね。

つまりイヤープランと会社のスケジューラの機能がかぶっていることになります。二重管理は仕事の中でも代表的な無駄と言えます。

あなたが目指すべきは、仕事の無駄は徹底的に排除して仕事をサボれるサボリーマンになることです。

仕事で役立つイヤープランの使い方

あなた
じゃイヤープランって使い道がないのね
てってぃ
そんなことありません。ちょっとした工夫で年間の仕事を管理できますよ

月ごとの目標を管理する

6月末時点の私の手帳

そもそもイヤープランは何のために使うのでしょう?

当然、年間の仕事を管理するためです。もう一段噛み砕くと、12か月の仕事の管理ができれば実現できます。全体像は以下の通り。

1年間の目標・成し遂げたいこと
     ↓
1か月に達成すべき目標(写真)
     ↓
1週間で達成すべき目標
     ↓
1日にやるべきこと

私は写真のように月ごとの目標を管理しています。正直このやり方が最もシンプルで年間を俯瞰することができるのでおすすめです

年間の目標に書式はいらない

あなた
イヤープランのやり方はわかったけど、年間の目標はどこに書くの?書式はなにがおすすめ?

という疑問を持つ方もいると思います。

ぶっちゃけ、年間の目標を書くのはどこでもいいです

なぜなら年間目標は最も抽象的な表現をされるので、そんなにスペースは要らないからです。大抵は1文で終わるでしょう。

強いてポイントを上げるとすれば、手帳の中であなたが良く目にする場所に書きましょう。

私は月ごとの目標を記載したページの表紙に年間の目標を記載しています。

私の場合は、仕事と副業で達成すべき目標を記載しています。

副業ではブログで100記事を書くことを目標にしていました。

おすすめのイヤープランがある手帳

おすすめはアッシュフォード(ASHFORD)

私が愛用しているのがシステム手帳で有名なアッシュフォード(ASHFORD)です。サラリーマンの8年の間で試行錯誤した結果、アッシュフォードに落ちつきました。

その月間バーティカル式の書式をもう3年使用しています。

このリフィルの中に先ほど紹介したイヤープランを管理する書式も含まれています。

月間バーティカル式は聞きなれない人も多いと思います。しかし、一度慣れてしまうと他の手帳にはもう戻れません

目標管理の方法は簡単

イヤープランの管理方法は簡単です。年間の目標に基づいて毎日の目標に落とし込んでいきます。

月末に振り返りを行い、目標が達成できたか?できなかったらその原因はなぜか?さらに来月にフィードバックすることは何か?を5分くらいで考えてメモします。

さらに1週間と1日の目標にこれらを落としこんでやります。

あなた
そんな細かいところまで管理なんてできるの?

と思う人もいると思います。

月間バーティカル式ならこれが実現できるんです。なぜならその特殊な書式に秘密があります。

詳しくはまとめ記事から参照できます。

まとめ

一般的なイヤープランは仕事では役立ちません。

あなたがするべきは、年間の目標は常に目に入る所に書き、月ごとの目標を設定し、振り返りを行うことです。

その手帳の活用術を実現するのがアッシュフォード(ASHFORD)のシステム手帳です。

手帳の使い方が変わればあなたの仕事のやり方が変わります。私はこれで毎月40時間を超える仕事をマネジメントして、残業ゼロを実現しました。

まだ試したことのないあなたはぜひお試しを。

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