仕事のスケジュール管理に悩むサラリーマンのあなた。
「スケジュール管理って結局どうすればいいの？」
「手帳やスマホを使ってみたけどどうもしっくりこない」
「あれ、そもそもなんのためにスケジュール管理してるんだっけ？」
こんな疑問に答えます。
本記事の結論
この記事を読むと手帳でスケジュール管理をする際に抑えるべきコツがわかります。
この記事で書いてあることを実践することで生産性を30％向上させることができます。
本記事の信頼性
この記事を書いている私は県千葉→慶應→大手精密機器メーカーに勤めるエリートサラリーマン。
仕事の改善を積み重ねて20％の生産性向上を実現しました。これにより残業ゼロ、ブログの毎日更新を継続しています。
こうした経験に基づいているので信頼性があると思います。
手帳でスケジュール管理するコツ
2つの目的を抑える
あなたはなんのために手帳を使っていますか？まずは手帳を使う目的を抑えましょう。
なぜなら目的を誤ると頑張って手帳を使っても成果を生まずに無駄になってしまうから。
手帳を使う目的は2つあります。
- スケジュールを管理するため
- タスクを管理するため
1つ目はあなたが拘束されるスケジュールを管理するためです。2つ目はあなたの裁量で仕事をさばくタスクを管理するためです。
この記事では1つ目の目的を深堀していきます。
なぜスケジュール管理が必要なのか？
あなたが拘束されるスケジュールを管理すると仕事の効率が上がります。
なぜならあなたが拘束される時間が減り、あなたがやるべき仕事に投じるリソース（時間）が増えるから。
そうです。スケジュール管理が必要なのかというと、あなたが拘束される時間を減らしたいからなのです。
例えばスケジュール管理を怠り、打合せが重複してしまったとしましょう。するとあなたは先方に謝罪して、スケジュールの再調整を行い、日程を連絡する。
これ。全て無駄な時間ですよね。なぜならなんの付加価値も生まないから。
つまり、スケジュール管理をしないと本来やらなくていい仕事が増えてしまいます。
スケジュール管理で抑えておきたいコツ
失敗例
スケジュール管理で陥りがちな失敗例を紹介しましょう。
それはスマホアプリと会社のPCのスケジューラで二重管理することです。これは完全な失敗です。
なぜなら単純に2回も同じ作業を繰り返しているからです。
実は私も一時この手法を試したことがあります。理由は「スマホでスケジュール管理してる感じがかっこいい」から。でも生産性が上がらないので3ヵ月試して辞めました。
この手法が向いているのは、スマホと会社のPCがoutlookやGoogleカレンダーで連携している人です。
私の会社は後衛的な会社です。セキュリティの観点で個人のスマホと会社のPCを連携させることはできません。
成功例
成功例はずばり、会社のPCのスケジュール画面を紙で印刷すること。
超アナログですが、これがベストです。
なぜなら手間が最も少なく、一覧性に優れるからです。どれだけスケジュールが変更になってもOK。PCでスケジュールを変更しておいて、翌週になったらまた印刷するだけです。
実例公開
私はA5サイズのシステム手帳を使っています。見開きの左側にスケジュール、右側にメモ帳を見られるようにしています。この一覧性の良さ、一度慣れると離れられません。
ちなみにメモ帳はロディアを使っています。詳しくはこちらの記事で解説しています。
経営者の手法と同じ
実はこの手法。経営者がやっていることを同じです。
私の会社は誰もが聞いたことがある大手精密機器メーカーです。私は経営層と仕事をしますが、彼・彼女らは分単位でスケジュールが詰まっています。
そんな彼らは常に秘書が印刷した紙のスケジュールを持ち歩いています。
iPadも支給されていますが、軽くて見やすいのはまだ紙のようです。
手帳だからこそできるスケジュール管理の秘訣
PDCAを回せる
手帳でスケジュール管理をするからあなたの仕事を改善することができます。
なぜなら振り返りをすることができるから。
具体的にはあなたがどれだけの時間を拘束されていたかを定量的に知ることができます。例えば振り返りをすることで、「打合せに工数の3割も取られていた」という事実が発覚します。
ではこれを2割にするためにはどうしたらいいか？ということを考えますよね。
すると「毎週の定例会を1.5時間やっているけど、1時間に短縮できないか？」といった考えてに至り、拘束される時間を減らすことができます。
実例公開
私は月間バーティカル式の手帳を使ってPDCAを回しています。
画像の青色が私が拘束される時間です。この月は2割程度に抑えて、本来やるべき仕事（緑色）の比率を増やすことができました。その結果、20%の生産性向上を達成しました。
詳しい活用の方法はこちらの記事で解説しているので参考にして下さい。
まとめ
手帳でスケジュール管理をするコツを解説してきました。
あなたが生産性を上げるには限られた時間をいかに有効に活用するかが肝です。
そのためにはスケジュール管理を攻略する必要があります。間違ってもスケジュール管理のための仕事をしてはいけません。
ぜひこの記事の内容を参考にしてあなたの生産性を上げて下さい。
