仕事がデキるビジネスマンのメール術【簡単3ステップ】

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未読メールが貯まっていっこうに減らないあなた「次から次に来るメールがさばけない」「未読メールの数がプレッシャーだ…」「解決方法はないの!?」こんな疑問に答えます。

この記事を読むと仕事がデキる人が実践しているビジネスにおけるメール術がわかります。簡単3ステップで済んじゃいます。

この記事を書いている私は県千葉→慶應→大手精密機器メーカーに勤めるエリートサラリーマン。この記事で紹介している方法を実践して未読のメールはゼロを実現しています。

ちなみに毎日届くメールは30~50通です。

さらにこうした仕事を続けた結果、このブログを書いている7月1日付で昇進しました。この経験に基づくので信頼性があると思います。

1.メールをチェックする時間を決める

メールをチェックする時間を決めましょう。なぜなら集中力が高まり、処理速度がアップするからです。私は朝8:45~9:30と昼15:00~15:45と時間を決めています。

メールが届くとポップアップで「新着メールあり」と通知を出す人をみかけます。通知は今すぐオフにしましょう。なぜならあなたの生産性を落とすから。

それまでしていた仕事を中断する→メールを見に行く→仕事に戻る

と、中断する前の集中力に戻るまでに10~15分かかると言われいています。

あなたがメールに割く時間が長いほど、本来あなたがすべき仕事に割ける時間が減っていきます。

例えば私は拘束される仕事(メールや打ち合わせ)の時間は実に1ヵ月の30%に相当します!管理方法はコチラで紹介しています。

【残業ゼロを達成する】仕事の手帳の使い方を公開します

2. 届いた順番に処理する

メールは届いた順番に処理しましょう。なぜならスピードアップにつながるからです。例えば10通のメールを処理するときにメールの標題を見て、処理する順番を決めるやり方。これは無駄を含みます。

というのも「決める」という判断をしなければいけないから。そこにあなたの貴重なエネルギーを費やす必要なありません。届いた順にたんたんと処理すればOKです。

フォルダ分けは意味がない

仕事や部門ごとに受信フォルダを分ける人を見かけます。これは仕事の効率を下げます。なぜなら「どのフォルダから処理するか?」という判断が必要だからです。

こういう人に限ってどのフォルダも未読メールが30件以上溜まっています。

あなたが集中して処理できる環境を作ることが最重要です。そのために受信メールは1つのフォルダに集約するのがいいやり方です。

そう言っておきながらですが…私はフォルダは2つあります(笑)

2つ目は「そもそも読まなくていいフォルダ」です。例えばメルマガや営業のメールはそっちに振り分けて、自分の仕事を減らす工夫です。

3.即レスポンスをする

メールを読んだらすぐに対応しましょう。即レスが命!なぜなら判断を先延ばしにしても良いことはないからです。

注意としては、メールに返信をするのがレスポンスではありません。

<レスポンスの例>

  • 会議の開催案内 → スケジュールに入れて返信は不要
  • 上司から会議の設定の指示 → 後輩に振る
  • クレーム → 電話してお詫び。対応をメールで返信
  • 判断に困ること → 上司に相談、必要に応じて対応を依頼

この様に返信が不要だったり、後輩・上司に振れたり、電話で済むこともあります。

それでもメール返信が必要なら、あなたがメールを書けばいいんです。

動作の無駄を省こう

あなたの動作の無駄を徹底的に排除しましょう。当たり前のあるものを無くすことであなたの生産性を2%向上させることができま

す。詳しくはコチラの記事で解説しています。

【戦略策定のプロが教える】パワーポイントの資料作成を爆速にするコツ

まとめ

メールは必須のツールです。でもルーチンワークなのでちゃっちゃと済ませて、あなが本来やるべき仕事に多くの時間を割きましょう。

メールはスピードが命です。さらに突っ込んだ勉強をしたい方にはこちらがおすすめです。

処理時間=(読む時間+書く時間)×通数 の原理原則にのっとり解説されています。